A política de home office é uma prática extremamente necessária para a gestão das empresas. Essa é a maneira mais segura e eficiente de garantir os direitos, engajamento e produtividade dos trabalhadores.
A seguir, veja mais sobre a importância do desenvolvimento desse processo e dicas de como realizá-lo.
O que é política de home office?
A política de home office é um documento fundamental para o RH. Essa é uma declaração oficial que estabelece a padronização da rotina de trabalho na modalidade.
O objetivo é descrever e protocolizar normas e condutas que contribuam para a produtividade e eficiência dos colaboradores.
Sendo assim, é preciso constar as principais informações quanto aos processos diários. Como, por exemplo:
- Estrutura de trabalho, equipe, saúde e segurança;
- Formalizar a jornada;
- Horários para intervalos e almoço;
- Regras de proteção de dados;
- Ferramentas de comunicação.
E, ainda, é necessário definir metas, além de garantir bem-estar e workflow.
A prática é fundamental para os dias atuais. Afinal, com os efeitos do distanciamento social, causado pela pandemia, o home office passou a ter mais adeptos.
Isto é, segundo dados citados pelo Exame, 76% dos profissionais consideram o modelo híbrido como ideal (home office e presencial).
Enquanto isso, 18% deles preferem o home office integral. E para 39% dos recrutadores, já é possível perceber a busca dos colaboradores por novos trabalhos. Mas isso aconteceu após a empresa decidir pelo retorno presencial.
Vale mencionar a definição de home office de acordo com a Lei Nº 14.442. É considerado trabalho remoto ou teletrabalho: “a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não configure trabalho externo”.
E ainda, o comparecimento, habitual ou não, às dependências do empregador não descaracteriza o regime de teletrabalho ou trabalho remoto.
Seja para a realização de atividades específicas que exijam a presença do empregado no estabelecimento ou não.
Como criar a política de home office?
Como vimos anteriormente, para evitar turnover, é necessário considerar a aplicação do home office.
Mas, para implementá-lo, é fundamental a criação de política interna. Assim, as tarefas e os direitos são melhor abordados e monitorados.
Então, confira a seguir 4 dicas de como estabelecer essa prática!
1. Defina as regras dessa modalidade
O primeiro passo para o desenvolvimento de uma política de home office é a definição de regras dessa modalidade.
Como, por exemplo, o tipo de jornada para o modelo, sendo flexível ou não.
Ressalta-se que, segundo a Lei 14.442, “o empregado submetido ao regime de teletrabalho ou trabalho remoto poderá prestar serviços por jornada ou por produção ou tarefa”.
Logo, é preciso decidir se o modelo de contrato será com base na contratação de pessoa jurídica ou física (CLT).
Caso seja a segunda opção, todos os direitos permanecerão garantidos, mesmo nessa modalidade.
Além disso, é importante definir os cargos que podem cumprir o home office. Da mesma forma, deve-se estabelecer os dias de trabalho presencial ou online, caso opte pelo modelo híbrido.
Outros pontos que devem ser determinados nesse momento, são:
- Dress code;
- Disponibilidade ou flexibilidade de horário;
- Controle de ponto; e
- Modelo de entregas.
2. Estabeleça a comunicação
Já o segundo passo do desenvolvimento da política de home office refere-se a comunicação.
Aqui é necessário estabelecer ferramentas de contato para reforçar o engajamento entre as equipes. E, assim, contribuir com a produtividade.
Então, escolha a plataforma para utilizar como canal principal de recados, dúvidas e entregas. Uma dica é separar essas comunicações por grupos, fórum ou servidor, por exemplo.
Dessa forma, as conversas não ficam confusas ou se perdem em meio a diferentes mensagens.
Pense na possibilidade de capacitação, caso a ferramenta escolhida necessite de maior atenção.
Isso também ajuda a reforçar os acordos estabelecidos. Assim como colabora na definição de como é feita a comunicação entre as equipes do home office e do presencial.
3. Promova a segurança da informação
É importante promover a segurança da informação. Essa prática promove a preservação dos dados da empresa e dos clientes.
Vale destacar a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que tem quase 5 anos. Entretanto, tem se destacado atualmente devido a preocupação e o debate sobre a coleta e uso correto de dados.
Portanto, estabeleça as pessoas responsáveis pela distribuição das informações e disponibilize os acessos apenas com limites.
Além disso, preze por páginas com conexões seguras e use ferramentas criptografadas e com antivírus.
4. Disponibilize benefícios
Por fim, não deixe de estabelecer e disponibilizar benefícios aos trabalhadores. Como, por exemplo, auxílio saúde, odontológico e farmácia, vale-refeição e alimentação, e planos educacionais e culturais.
Já no home office foi acrescentado um benefício referente a manutenção e aquisição de ferramentas para o trabalho diário.
Ou seja, gasto com eletrônicos, energia, acessórios e materiais de escritório, por exemplo.
Com um cartão flexível, é possível reunir esses e outros benefícios em um único lugar. Assim, fica mais fácil e prático controlar esses gastos.
E, para os profissionais, esse tipo de cartão contribui com a liberdade e autonomia. Afinal, basta creditar um valor determinado para que os colaboradores decidam como realizarão os gastos.
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