No coração da gestão de qualquer empresa, residem os processos financeiros. Eles fazem parte da rotina diária e são decisivos para a lucratividade e sucesso das empresas no mercado.
Mas, você sabia que melhores resultados dependem de ações robustas, bem definidas e otimizadas?
Essa é a garantia da sustentabilidade das empresas, especificamente por prevenir desperdícios e gastos inesperados, como também promover a eficiência operacional e impulsionar a rentabilidade geral da organização.
Com este artigo, você irá entender o que são os processos financeiros e por que a otimização deste tipo de gestão é tão necessária. Boa leitura!
O que são os processos financeiros?
São um conjunto de atividades que garantem o controle e a organização das finanças de uma companhia.
Eles se baseiam na criação de rotinas capazes de padronizar o fluxo de capital da organização. Para isso, seguem uma sequência lógica de fatos que irão sustentar o crescimento no longo prazo.
Conforme destacado em um artigo da Brazilian Journal of Development, os processos financeiros “começam com planos financeiros estratégicos ou de longo prazo, que então orientam a formulação de ações operacionais ou de curto prazo”.
Para melhor entendimento, podemos dizer que representam “o modo de fazer”, permitindo a execução de todo o planejamento financeiro de uma forma mais acertada.
Eles abrangem toda a parte financeira da empresa, desde os pagamentos e recebimentos até o planejamento orçamentário e a análise de resultados, garantindo sua saúde.
Características e tipos de processos financeiros
Essenciais para a saúde e o sucesso dos negócios, independentemente do porte ou segmento, os processos financeiros se baseiam em 4 características principais:
- Sequencialidade: são compostos por uma sequência lógica de atividades, que devem ser executadas de forma coordenada para atingir os objetivos desejados;
- Interdependência: suas diversas atividades estão interligadas, de modo que o desempenho de uma atividade afete o desempenho de outras. Elas não se dissociam;
- Formalização: devem ser formalizados, com documentação clara e precisa. É a melhor forma de garantir que sejam executados de forma consistente e eficiente;
- Controle: devem ser monitorados e controlados continuamente, para identificar e corrigir eventuais desvios em relação ao que foi planejado.
Com base nestas características, alguns são os processos financeiros que toda empresa deve adotar. Acompanhe:
- Conferência de informações: responsável por acompanhar todos os recebíveis por meio da conferência de dados;
- Gestão de contas a pagar e a receber: controla as entradas e saídas de recursos, dando suporte ao fluxo de caixa;
- Controle do fluxo de caixa: procedimento que verifica e projeta o saldo disponível para capital de giro;
- Monitoramento de bonificações e prêmios: procedimento responsável pela bonificação de funcionários por metas no trabalho;
- Captação de recursos: dedicado a buscar aportes para o caixa, alinhando a obtenção de capital com as linhas de crédito para reduzir custos;
- Gestão orçamentária: etapa que busca melhorar a rentabilidade da organização por meio da estruturação de um plano orçamentário que analisa a possibilidade de gerar receita;
- Gestão de crédito e cobrança: analisa a capacidade de pagamento dos clientes e a busca dos recursos não recebidos dos inadimplentes;
- Demonstração de resultados: cruza receitas, custos e resultados de despesas corporativas para determinar, com total transparência, o resultado líquido da companhia.
Por que otimizar os processos financeiros?
Você sabe por que as empresas fecham no Brasil? Um estudo realizado pelo Sebrae, citado pelo Brasil Paralelo, citou que 50% das empresas brasileiras fecham nos primeiros 5 anos de existência.
O número é preocupante, e os principais motivos são variados:
- Falta de planejamento e gestão;
- Falta de capital de giro;
- Concorrência;
- Fatores externos (crises econômicas e regulamentação governamental);
- Cenário macroeconômico do país.
Para reduzir este problema, a otimização dos processos financeiros deve ser aplicada, ao garantir a saúde e contribuir com o sucesso da atividade.
Conforme destacado pela TOTVS, essa prática mapeia as atividades executadas para identificar falhas e gargalos de desempenho. Com isso, consegue propor soluções, fazer as correções e mensurar os resultados.
Isto é, quando bem estruturados e eficientes, proporcionam uma série de benefícios:
Padronização
A implementação da automação e de softwares de gestão financeira permite a padronização das atividades.
Com isso, toda a rotina será executada com consciência, reduzindo a margem para erros.
Eficiência operacional
Simplifica e encurta os passos demandados para a execução de cada tarefa, liberando os colaboradores para se dedicarem a tarefas estratégicas, aumentando a produtividade geral da equipe.
Gestão aprimorada
É possível armazenar e permitir o fácil acesso a registros de ações passadas, facilitando a busca por informações específicas.
Essa maior capacidade de rastreamento garante uma administração mais segura e informada, além de suportar análises profundas para tomada de decisões.
Cumprimento de prazos
Eleva a abrangência de controle sobre todos os processos, contribuindo para a aderência aos prazos e minimizando a ocorrência de atrasos. Com isso, a empresa consegue a conformidade regulatória.
Como otimizar os processos financeiros?
Otimizar os processos financeiros agiliza o controle de todas as contas da empresa. Com isso, ela ganha tempo, reduz custos e aumenta a eficiência de suas ações.
Para isso, é fundamental seguir alguns passos importantes:
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Mapear os processos existentes
O ponto de partida é conhecer a fundo cada etapa na organização, desde a emissão de notas fiscais até o controle do fluxo de caixa.
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Identificar os gargalos
Conhecidos os processos, é preciso identificar os pontos de estrangulamento que prejudicam a eficiência, como tarefas repetitivas, falta de comunicação entre setores ou erros manuais.
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Automatizar os processos
Aqui, a tecnologia é essencial. Por meio da automatização, eliminam-se tarefas manuais, assim como reduz erros e agiliza o fluxo de informações.
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Integrar os sistemas
É importante garantir que tudo esteja integrado para evitar a duplicidade e facilitar o acesso aos dados.
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Monitorar os resultados
Uma das premissas da otimização é acompanhar de perto os resultados obtidos nos processos financeiros, identificando os pontos que podem ser melhorados e implementando as mudanças necessárias.
Priorize a gestão de benefícios e tenha um aliado importante
Além das sugestões mencionadas acima, uma excelente forma de otimizar os processos financeiros é investir em soluções completas e unificadas de gestão de benefícios dos colaboradores.
Esse tipo de gestão exerce influência mútua e ajuda a moldar o sucesso organizacional.
Assim, por meio da tecnologia, aumenta-se a facilidade e a proximidade da empresa e seus colaboradores, permitindo que caminhem para a mesma direção.
Com uma ferramenta certa, é possível centralizar os benefícios dos colaboradores em um único lugar, facilitando a gestão dos gastos.
Neste caso, a Vólus tem as melhores soluções. Nossa solução gera relatórios personalizados com informações detalhadas sobre os gastos com benefícios, permitindo uma análise mais precisa dos custos.
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