Amplamente demandada no meio empresarial, a gestão de despesas corporativas vai muito além de cuidar das folhas de pagamento, água e energia.
Em um cenário cada vez mais dinâmico, ela exige do gestor financeiro o controle de muitas faturas, boletos e extratos. Caso contrário, o desequilíbrio do caixa pode ser grande.
Consequentemente, ele deve utilizar ferramentas para rastrear e monitorar os gastos dos funcionários, acelerando o gerenciamento com custos corporativos.
Logo, adotar estratégias específicas é um diferencial importante. E é sobre esse tema que falaremos neste artigo.
Continue a leitura para entender a importância do gerenciamento de gastos corporativos, como viagens e compras. Acompanhe!
O que é gestão de despesas corporativas?
Antes de entender a relevância das estratégias para uma melhor gestão de despesas corporativas, devemos entender o que isso significa, certo?
Pois bem, este é o processo de gerenciamento e administração das contas e pagamentos ligados à organização.
Nela, o gestor financeiro precisa rastrear os gastos dos funcionários em viagens corporativas ou custos com a compra de produtos para a empresa. Também determina como será o reembolso desses valores incorridos.
Por exemplo, se determinado funcionário realiza viagens, o gerenciamento de despesas corporativas permitirá seu reembolso.
Vale reforçar que isso pode ocorrer de diversas maneiras. O cartão de despesas empresariais e viagens corporativas é uma delas. Destacaremos a possibilidade ainda neste artigo.
Alguns exemplos de despesas corporativas são:
- Valores com auxílio-mobilidade de funcionários;
- Materiais para escritório;
- Alimentação;
- Energia, água, gás;
- Viagens;
- Frotas.
Por que a gestão de despesas corporativas é importante?
Para uma operação saudável e se manter no mercado, as empresas devem pagar suas contas! Neste caso, tudo deve ser gerido, inclusive as despesas corporativas.
Mesmo algo muito simples, como um almoço pago pelo vendedor externo em uma viagem de negócios, precisa ser documentado, aprovado e reembolsado.
Conforme um artigo da SAP, este procedimento é importante por duas razões:
- Evitar riscos. A gestão permite a elaboração de ações preventivas contra erros e até fraudes, que possam gerar disputas judiciais e multas;
- Melhoria da administração financeira. Possibilita otimizar gastos e minimizar o endividamento.
A adoção de procedimentos eficazes também contribui com a emissão de reembolsos rápidos e precisos.
Afinal, os colaboradores aumentam sua insatisfação caso tenham que esperar muito tempo para o reembolso. Tal fato não é nada vantajoso para o sucesso da gestão de pessoas.
Como gerenciar as despesas corporativas na sua empresa?
No papel de gestor financeiro, suas dificuldades em ter um eficiente gerenciamento de despesas corporativas são grandes? Então, este tópico é para você!
Esse é um tipo de gestão que precisa ser o mais seguro e assertivo possível. Afinal, são as contas do negócio que estão em jogo.
Para isso, algumas dicas merecem destaque:
Adote políticas corporativas claras e bem definidas
A efetividade de controle de despesas corporativas depende do conhecimento de todas as políticas, desde o funcionamento dos reembolsos até a definição do momento de pagamento dos valores.
Defina orçamentos
Além do ponto citado anteriormente, é fundamental determinar um limite de gastos por setor, especificando o quanto cada equipe pode ser reembolsada. Com isso, o controle sobre os custos será mais rigoroso.
É importante documentar estas especificações, facilitando o planejamento financeiro de curto, médio e longo prazo e otimizando recursos.
Pondere o investimento em automação
Você sabia que 39% das micro, pequenas e médias empresas (MPMEs) ainda usam planilhas e cadernos para controlar a entrada e saída de recursos?
Esse foi o resultado do “1º Panorama da Gestão de Despesas Corporativas no Brasil”, conduzido, em parceria, pela Conta Simples e Visa, citado pela Infomoney.
O artigo ainda destaca que os resultados acionam um alerta sobre a realidade das áreas financeiras das empresas no Brasil.
Faz todo sentido. Afinal, o controle manual depende de inúmeros papéis e documentos. Além de trabalhosa, a operação é sujeita a erros humanos.
Logo, a terceira dica é adotar soluções que automatizam as tarefas.
Com elas, os relatórios são elaborados automaticamente e sem grandes dificuldades. Basta fazer uma conferência final e uma ou outra correção, caso necessário.
Implemente os cartões de despesas
Como destacado anteriormente, processos manuais comprometem a eficiência de trabalho dos gestores financeiros.
Uma ótima alternativa neste sentido é oferecer cartões corporativos aos colaboradores, simplificando todo o controle empresarial.
Basta carregar o cartão com créditos e oferecer ao profissional. Isso reduz burocracias e minimiza falhas no momento de prestação de contas.
Vale salientar que os gastos com cartões corporativos cresceram 12,1% em 2023, conforme apresentado pelo Panorama ABECS.
Com essa possibilidade, elimina-se a preocupação com reembolsos ou pagamentos antecipados em conta-corrente, além do mau uso do cartão.
Para completar, muitas plataformas, com destaque para a Vólus, oferecem soluções com diversas informações, como o histórico da movimentação dos cartões, facilitando a rotina do gestor financeiro.
Como escolher um sistema de gestão de despesas corporativas?
Você está convencido de que um eficiente sistema de gestão de despesas corporativas é essencial?
Então, chegou a hora de conhecer os pontos para escolher a melhor solução para a sua estratégia.
Para isso, considere uma série de funcionalidades comuns e tome a melhor decisão. Assim, um bom sistema deve apresentar:
- Eficiência na administração de documentos para criar trilhas de auditoria;
- Processos de gerenciamento rápidos e fáceis;
- Políticas personalizáveis, com verificações em tempo real para a conformidade do funcionário;
- Acessibilidade móvel em vários tipos de dispositivos;
- Analytics e relatórios;
- Integração com outros sistemas de software.
Vale lembrar que o art. 457, § 2º da CLT, indica que as diárias de viagem não compõem parte dos encargos trabalhistas, não constituindo nesse sentido base de incidência de encargo trabalhista ou previdenciário.
Por essa razão, adote certos cuidados para evitar eventuais questionamentos trabalhistas. Tenha todos os registros que demonstram que os valores usados foram destinados para despesas de viagens a trabalho.
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