As viagens corporativas são ferramentas estratégicas para diferentes empresas! Contudo, elas exigem assertividade da gestão para que, de fato, continuem fornecendo vantagens competitivas.
Se o seu objetivo é entender como gerenciar as despesas de viagens corporativas, continue lendo este artigo!
O que são e para que servem as viagens corporativas?
É certo que hoje, no mundo digital, é possível se comunicar em diferentes fusos horários e a qualquer momento.
No entanto, quando se trata de intermediar um grande negócio ou promover um relacionamento comercial sólido e duradouro, nada se compara à interação face a face. Por isso, em muitos casos, as viagens corporativas são necessárias.
Segundo dados da Associação Brasileira das Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), citados pelo Ministério do Turismo, o faturamento desse mercado alcançou, no primeiro semestre de 2023, R$ 6,5 bilhões.
Isso significa 17% acima do mesmo período de 2019, quando faturou R$ 5,5 bilhões, antes da pandemia da Covid-19.
Esses números só reforçam a importância da prática. Afinal, a viagem promove o compartilhamento de ideias, bem como desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores.
Sem contar que contribuem para o crescimento econômico da empresa e a expansão de negócios.
E, para algumas organizações, elas são essenciais, visto a necessidade de deslocamento entre sedes, fornecedores e parceiros.
Em resumo, elas podem acontecer por diferentes motivos. Como, para a venda ou entrega de produtos, treinamentos e eventos ou até mesmo negociações e networking.
Entretanto, se a viagem é realizada em prol da organização, as despesas precisam ser custeadas. E elas costumam envolver diversos tipos de gastos, como:
- Passagem;
- Hospedagem;
- Transporte local;
- Combustível;
- Alimentação e outros.
Portanto, se a empresa não possui diretrizes em vigor, a prática poderá custar mais do que deveria. Por isso, o planejamento é fundamental para garantir a gestão correta dessas despesas.
Ou seja, é preciso controlar uma lista com todos esses gastos e ter um orçamento definido e detalhado. Assim como avaliar formas de economizar e métodos de pagamento utilizados.
Um cartão viagem, por exemplo, é ideal para centralizar, organizar e garantir a eficiência da gestão.
Como planejar viagens corporativas?
O planejamento de viagens corporativas nem sempre é fácil. Principalmente para as empresas que estão começando a realizar a prática ou estão em busca de novas ferramentas de gestão.
Alguns pontos podem parecer óbvios para uns e difíceis para outros, passando despercebidos. Por isso, as grandes dicas aqui são: antecipação e organização! Somente assim será possível garantir o sucesso da viagem.
Além disso, é preciso que a mesma esteja de acordo com as regras e objetivos do negócio. E, nas empresas que já têm uma política de viagens, é necessário segui-la.
Além desses tópicos, reunimos alguns pontos para facilitar o planejamento das próximas viagens corporativas. Veja a seguir a lista completa!
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1. Pesquise o destino
Seja um destino conhecido ou não, é necessário pesquisá-lo durante o planejamento das viagens corporativas. Isso ajuda com o conhecimento quanto ao local, cultura e até mesmo valores.
Além disso, contribui para os próximos passos. Como a seleção de hotéis e restaurantes, por exemplo. Tudo com base na localidade de foco da viagem e até mesmo nos transportes viáveis e acessíveis.
2. Crie um itinerário detalhado
A pesquisa citada acima será fundamental para criar o itinerário. Ele é quase como um roteiro da viagem, detalhando as atividades, pausas e tempo livre. Bem como dicas, tempos de transporte e nomes de colegas e parceiros que o acompanharão.
É possível, também, adicionar as reservas de viagem, endereços e todas as informações necessárias para realizar a viagem com segurança e tranquilidade. Logo, este documento promove um maior controle durante a viagem.
3. Avalie o meio de transporte da viagem
As viagens corporativas podem ser realizadas de avião, carro, barco ou ônibus. Esse é o momento, então, de comparar as possibilidades, avaliando tempo, custo, conveniência e segurança.
Aquela pesquisa inicial vai ser fundamental para orientar essa decisão. Mas, caso seja necessário, estude mais. E, claro, não deixe de olhar mais de uma fonte para achar a melhor oferta.
4. Faça reservas
Aqui deve-se reservar a hospedagem. Imagine que, após a pesquisa sobre o destino, já é mais fácil pensar em algumas opções.
Selecione a mais próxima do principal ponto de encontro com o melhor custo-benefício. Tente balancear esses dois fatores.
Além disso, é possível pedir uma opinião de hospedagem para os líderes e colaboradores. Em alguns casos, eles já visitaram e, por isso, contam com ótimas recomendações. Dessa forma, contribuem para a otimização e economia do processo.
5. Prepare a documentação
Por fim, prepare a documentação necessária para a viagem. É por isso que a antecipação e o planejamento são fundamentais!
Afinal, se o destino for outro país, por exemplo, será necessário ter um passaporte válido e atualizado, e talvez um visto. Ou seja, mais um custo que precisa ser considerado e avaliado.
Já em casos de viagens domésticas, basta ter um documento de identificação em mãos. Contudo, em certos casos, pode ser necessário pedir a segunda via deles por algum motivo.
Logo, o planejamento ajuda nesse processo, disponibilizando tempo para acertar o que é necessário.
Como gerenciar despesas de viagens corporativas?
Agora que já sabe como planejar viagens corporativas, chega o momento de saber como gerenciar as despesas.
A gestão precisa garantir que o processo seja tratado de forma adequada e em conformidade com a empresa. Tudo isso deve ser feito sem comprometer a produtividade do negócio.
Para isso, é possível contar com o apoio de um uma empresa de gestão de benefícios, que fornece cartões de viagem. Entenda as vantagens deste tipo de serviço:
- Todas as despesas ficam concentradas em um só lugar. E em casos de falta de saldo no cartão, é possível colocar mais créditos por meio de um Portal de Serviços Online, de maneira rápida e facilitada;
- Não haverá preocupação com reembolso ou pagamentos antecipados em conta corrente;
- Não será necessário realizar adiantamentos em espécie, assim como o funcionário não precisará aguardar o ressarcimento. Ou seja, é melhor para os dois lados;
- Reduz burocracias e falhas no processo de prestação de contas.
Conheça o Cartão Viagem da Vólus
O Cartão Viagem da Vólus é a solução ideal para simplificar a gestão das despesas de viagens corporativas.
Com ele, a empresa pode optar em realizar créditos de acordo com a demanda de viagens. Ou ainda alterá-lo a qualquer momento em nosso Portal de Serviços, conforme necessidade.
Em parceria com a Elo, o cartão Viagem Vólus é aceito em todo território nacional, para pagamentos de diversos tipos de gastos, como: passagens, hospedagens, transportes, aplicativos de mobilidade, alimentação, entre outros.
Ele simplifica, centraliza e organiza as despesas. Tornando, assim, a gestão mais eficiente e moderna. Confira mais alguns benefícios desse cartão:
- Aceito em mais de 14 milhões de estabelecimentos comerciais em todo país, seja em lojas físicas ou para compras online;
- Cartão com chip de contato e contactless (pagamento por aproximação) e aplicativo para consulta de saldo e extrato;
- Opção de pagamento de pedágios e estacionamentos com tag;
- A critério da empresa, é possível liberar a função de saque na rede do Banco24Horas.
Utilizar as soluções da Vólus facilita a gestão financeira da sua empresa, eliminando depósitos e reembolsos. Elas deixam o funcionário mais confortável, e o seu negócio passa a ter um maior controle de gastos.
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