No meio corporativo, muitos funcionários utilizam seus veículos para trabalhar, recebendo da empresa um valor para cobrir seus custos. Neste caso, calcular o cálculo do reembolso por km rodado é comum.
Essa é uma maneira de ressarcir os custos com pedágio, combustível e estacionamento que o profissional tem durante viagens corporativas com seu próprio veículo.
Entretanto, o cálculo costuma gerar muitas dúvidas entre gestores de frotas e profissionais do RH. Por isso, preparamos este artigo!
Nele, você verá detalhes dessa modalidade e entenderá tudo que está relacionado ao reembolso por km rodado e às estratégias otimizadoras do pagamento.
Boa leitura!
Por que o reembolso por km rodado é necessário?
Na legislação brasileira, conforme o artigo 2º da CLT, a empresa deve suportar todos os riscos e custos da atividade.
Além disso, fornecer as ferramentas para a realização dos trabalhos, sem transferir tais ônus ao empregado.
Por outro lado, é comum que o RH, durante a divulgação das vagas, coloque como pré-requisitos a necessidade de veículo próprio.
Nesse caso, é preciso ter um acordo para indenizar o colaborador frente aos custos com pedágio, combustível e estacionamento, ou seja, deve haver o reembolso.
Devem entrar na conta os custos gerados pelo uso do veículo. Como:
- Depreciação e desvalorização do veículo;
- Manutenção preventiva;
- Aumento do seguro veicular por uso no trabalho, dentre outros.
Ou seja, o reembolso por km rodado é uma maneira de ressarcir os gastos com consumo de combustível, manutenção e outros custos relacionados ao uso do carro para fins profissionais.
Importante reforçar que essa é uma despesa não apresentada na folha de pagamento do funcionário, já que não faz parte da remuneração fixa.
Também não deve ser usada nos cálculos de INSS e FGTS.
Por isso, a dica é que os departamentos de RH deixem claro o que é esse valor, documentando a informação.
Como realizar o cálculo?
O cálculo varia dependendo da política da empresa e do acordo estabelecido com o colaborador.
No entanto, existem alguns métodos comuns e fatores a serem considerados: valor fixo por km e valor baseado nos custos reais.
Veja detalhes abaixo!
Valor fixo por quilômetro
Neste primeiro modelo, a empresa estabelece um mesmo valor por km rodado.
Exemplo: se o valor fixo for R$ 0,60 por quilômetro e o funcionário rodar 1000 km, o reembolso será de R$ 600,00 (1000 km x R$ 0,60/km).
Ele pode ser ajustado periodicamente para acompanhar as variações dos preços dos combustíveis, seguro e demais variáveis.
Valor baseado nos custos reais
Neste caso, é calculado o custo médio por quilômetro, considerando todos os gastos relacionados ao veículo, como:
- Combustível;
- Manutenção;
- Seguro;
- IPVA e licenciamento;
- Depreciação.
Exemplo: se o custo médio por quilômetro for de R$ 0,75 e o funcionário rodar 1000 km em um mês, o reembolso será de R$ 750,00 (1000 km x R$ 0,75/km).
Neste segundo caso, é fundamental adotar uma política clara, com:
- Regras;
- Critérios de elegibilidade;
- Documentos necessários para solicitar o reembolso.
É recomendado, inclusive, que os valores sejam revisados anualmente, resultando em um valor justo para as partes.
Melhores estratégias para reembolsar os colaboradores
Uma dúvida comum entre gestores de RH é definir o momento ideal para indenizar funcionários que trabalham com seu veículo próprio.
Não há um jeito certo ou errado, já que ele varia conforme:
- Tipo de empresa;
- Tamanho da equipe;
- Frequência dos pagamentos.
No entanto, algumas possibilidades se destacam.
Depósito em conta
É um dos métodos mais simples e diretos. Nele, o valor é depositado diretamente na conta bancária do colaborador em uma periodicidade acordada entre as partes.
Porém, essa modalidade requer a coleta de dados bancários do funcionário, além de exigir processos manuais, especialmente em grandes companhias.
Vale-Combustível
Neste caso, o colaborador recebe um valor prévio para utilizá-lo em postos de combustíveis credenciados.
Porém, essa é uma estratégia que limita o uso do reembolso apenas para a compra de combustível, não englobando outras variáveis.
Por isso, ela funciona melhor em frotas próprias, especialmente por meio do cartão combustível. Neste caso, todas as outras variáveis são controladas pela empresa.
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E se sua empresa eliminar o reembolso, substituindo-o por uma solução mais segura, eficiente e otimizada? Com o desembolso corporativo, da Vólus, isso é possível!
Veja o porquê a seguir!
Cartão Corporativo: solução prática e eficiente para a sua empresa
Para a questão apresentada neste artigo, o Cartão Corporativo é uma solução prática e eficiente para substituir o reembolso pelos km rodados no uso do veículo do próprio trabalhador.
Moderna e inovadora, essa modalidade de pagamento oferecida pela Vólus garante benefícios para a empresa e os funcionários.
Agilidade e comodidade
A liberação do dinheiro é rápida e direta, sem a necessidade de longos processos burocráticos. Ou seja, o processo é mais simples e transparente.
Flexibilidade
Por meio do cartão corporativo, as empresas personalizam as formas de pagamento, adaptando-as às necessidades dos colaboradores.
Controle e segurança
As empresas têm total controle sobre as transações, garantindo a segurança e a rastreabilidade dos pagamentos.
Além disso, é possível integrar o sistema de pagamentos à gestão financeira, otimizando os processos.
Redução de custos administrativos
Ao automatizar o processo, as empresas reduzem seus custos operacionais. As contas manuais deixam de existir, sendo substituídas por um cartão eficiente e seguro.
Melhoria da experiência do colaborador
A agilidade e a facilidade no recebimento dos valores contribuem para aumentar a satisfação dos colaboradores, fortalecendo o vínculo com a empresa.
Além destes pontos, o Cartão Corporativo da Vólus é uma excelente forma para simplificar a gestão de despesas corporativas das empresas, inclusive com viagens dos trabalhadores com veículo próprio.
Permite também centralização das despesas em uma única solução de pagamento, otimizando toda a operação.
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