A política de viagem corporativa é uma ferramenta importante para a saúde financeira da empresa e para a experiência dos colaboradores.
Pensando nisso, reunimos dicas de como montar e gerenciar esse documento de forma eficaz. Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!
Vamos lá?
O que é política de viagem corporativa?
A política de viagem corporativa é um documento que reúne todas as regras e normas da empresa que envolvem as atividades em que o funcionário precisa se deslocar a trabalho.
Em outras palavras, é um conjunto de informações que direcionam as ações necessárias para garantir a conformidade da viagem. O objetivo é promover:
- Eficiência;
- Controle da gestão de custos;
- Segurança;
- Alinhamento com os valores da empresa, como sustentabilidade e transparência.
Algumas das principais informações que podem conter em uma política de viagem corporativa são:
- Escopo e aplicação: quem está sujeito à política e tipos de viagens;
- Processo de aprovação: os responsáveis, prazos e fluxos de solicitação;
- Categorias de despesas permitidas: hospedagem, transporte, alimentação e demais gastos;
- Despesas não permitidas: compras, entretenimento, acompanhantes e mais;
- Uso de ferramentas e parcerias: informações sobre plataformas de parceiros;
- Reembolsos: documentação, prazo e processos necessários;
- Regras para viagens internacionais: orientações sobre visto, vacina, moedas e mais;
- Diretrizes de segurança e saúde: contatos e seguros;
- Penalidades e conformidade: consequências por violação da política;
- Contatos e suporte: informações extras, mais contato e orientações em caso de dúvida.
Em resumo, serve para alinhar as expectativas quanto aos direitos e deveres da empresa e do colaborador durante esse período.
Cabe ressaltar que esse tipo de viagem tem ganhado cada vez mais destaque, consolidando-se como uma tendência crescente no mundo corporativo.
Afinal, de acordo com dados do Ministério do Turismo, o faturamento das viagens corporativas atingiu um recorde de R$3,3 bilhões no terceiro trimestre de 2024.
Como ter uma gestão otimizada da política de viagens corporativas?
A política de viagens corporativas é essencial para garantir a transparência da comunicação e a saúde financeira da empresa.
Pensando nisso, reunimos 5 dicas que vão ajudar a desenvolver e gerir esse documento de maneira otimizada e eficiente.
Confira a seguir!
1. Estabeleça uma política de viagem corporativa clara e flexível
Comece montando uma política de viagem corporativa que seja clara. Ou seja, com regras bem explicadas, detalhadas, com informações adicionais e contatos para caso de dúvida.
Para isso, peça ajuda aos funcionários que comumente realizam esse tipo de viagem a trabalho.
Monte, também, um comitê com diretores, gestores e o setor financeiro para garantir que o documento seja o mais completo possível, englobando todas as áreas.
Vale destacar que é importante adotar uma abordagem mais flexível. Só assim a empresa será capaz de atender a diferentes necessidades, como viagens de última hora, por exemplo.
Por fim, garanta que todos tenham acesso facilitado à política.
2. Negocie parcerias e contratos com fornecedores
Uma dica para garantir a saúde financeira da empresa é negociar parcerias e contratos com possíveis fornecedores.
Isto é, companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, restaurantes e muito mais. Nesses casos, priorize contratos de fidelidade e pacotes corporativos.
Essa estratégia é especialmente valiosa para viagens frequentes a destinos recorrentes, como filiais localizadas em outros estados. Além de otimizar os custos, ela garante que a experiência do colaborador não seja comprometida.
E se novas parcerias forem estabelecidas, é fundamental atualizar as informações relacionadas ao parceiro na política de viagem corporativa.
3. Centralize a gestão soluções inteligentes
Após o desenvolvimento da política de viagem corporativa, chega o momento de gerenciá-la para garantir a eficiência da mesma.
Para isso, utilize uma plataforma de gestão que facilite a consolidação de reservas e transportes, por exemplo. Otimizando a aprovação de viagens e a geração de relatórios.
Recomenda-se também a adoção de um Cartão de Viagem, uma ferramenta eficiente que simplifica, centraliza e organiza a gestão das despesas dos colaboradores.
Essa solução pode ser utilizada para pagamentos de hospedagem, transporte, aplicativos de mobilidade urbana, alimentação e diversas outras necessidades durante a viagem.
O que descomplica ainda mais a gestão financeira, já que será possível incluir crédito e realizar a transferência de saldo entre cartões, por exemplo.
De todo modo, a automatização desses processos é fundamental para reduzir a burocracia e promover um fluxo mais eficiente, evitando possíveis erros.
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4. Monitore e analise os gastos
Tenha em mente que a política de viagem corporativa deve ser revisada e atualizada regularmente.
Os ajustes são essenciais para esclarecer dúvidas que possam ter surgido e garantir que o documento esteja sempre alinhado à realidade e às necessidades dos colaboradores.
Para isso, é fundamental contar com relatórios detalhados. Esses documentos auxiliam na identificação de padrões de despesas corporativas, oportunidades de economia e no cálculo do ROI (Retorno sobre o Investimento), entre outros insights valiosos.
Leia também: Gestão de viagens corporativas: como controlar as despesas?
5. Eduque e engaje a equipe
Por fim, invista na conscientização e educação sobre a política de viagens corporativas. Isso é essencial para engajar a equipe e garantir que todos estejam alinhados e cientes das diretrizes estabelecidas.
Para isso, realize treinamentos regulares para explicar as regras e solucionar dúvidas quanto ao uso das ferramentas disponíveis, por exemplo. Esse também é um ótimo momento para coletar feedback dos viajantes.
Reforce a importância dessa prática, ressaltando como a participação ativa dos colaboradores é importante para uma gestão de qualidade.
Vale considerar reconhecer e recompensar aqueles que se destacam ao contribuir para a efetividade do processo.
Leia também: 8 ideias de premiação para funcionários!
Entenda mais sobre a gestão de benefícios!
A gestão de benefícios está diretamente relacionada à política de viagem corporativa. Isso porque essa estratégia pode incluir incentivos como reconhecimento de bom desempenho e uso de tecnologias para facilitar a gestão.
Ao alinhar os benefícios com as necessidades dos colaboradores, a empresa melhora a experiência dos seus times e contribui para o sucesso coletivo.
Dessa forma, ela se destaca no mercado pela valorização do bem-estar dos funcionários.
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