Essencial para a estratégia da empresa, uma boa planilha de planejamento pode ajudar o gestor a definir melhor todos os processos. Essa ferramenta é bastante útil e deve ser aplicada em todos os níveis organizacionais.
No entanto, muitos gestores acabam utilizando planilhas incompletas e sem dados importantes. Alguns não sabem como aproveitá-las em setores específicos da empresa, como o financeiro ou o de benefícios corporativos.
Para ajudar nesse processo, a Vólus reuniu todas as informações para que você implemente com sucesso uma planilha de planejamento na sua empresa. Confira no post a seguir!
O que é uma planilha de planejamento empresarial?
A planilha de planejamento é uma ferramenta de monitoramento, que visa analisar as métricas e os objetivos traçados no planejamento estratégico.
Quando se discute sobre esse instrumento, refere-se a que contém as informações de todos os processos, definindo metas em curto, médio e longo prazo. No entanto, cada seção da empresa pode desenvolver suas próprias planilhas.
Assim, elas podem suprir diversos setores, entre eles:
- administrativo;
- comercial;
- financeiro;
- gestão de pessoas;
- operacional.
Além disso, algumas planilhas traçam todas as metas da organização e como elas serão alcançadas, enquanto outras referem-se a apenas aspectos específicos do negócio.
Do mesmo modo, há aquelas que retratam apenas os controles de gastos, prospecção de clientes e possibilidades de convênio com outras empresas, por exemplo. Ou seja, elas são usadas para diversas finalidades.
Como criar uma planilha de planejamento?
Nesta seção, vamos apresentar como criar uma planilha de planejamento estratégico. Em primeiro lugar, seleciona-se o sistema para elaboração da planilha.
Os mais comuns são o Excel ou o LibreOffice Calc, que são ferramentas mais simples e de fácil entendimento. No entanto, empresas de grande porte costumam usar sistemas de gestão mais robustos e com funcionalidades extras, capazes de construir planilhas mais completas.
Após escolher o sistema, deve-se escolher uma metodologia simples que relacione as definições traçadas no planejamento com os objetivos e metas a serem alcançados. Assim, uma planilha de planejamento deve conter os seguintes elementos:
- cabeçalho do formulário;
- objetivos e indicadores;
- ações sugeridas;
- gráficos de monitoramento.
No cabeçalho, se descreve a situação atual da empresa e o que ela pretende alcançar no futuro, com a descrição geral dos principais aspectos analisados.
Em seguida, vem a etapa mais específica de definir objetivos. Eles devem se alinhar com o objetivo geral da empresa e com o que se busca alcançar. Para mensurá-los, é importante trabalhar com bons indicadores.
As ações sugeridas, por sua vez, têm natureza operacional e se referem ao plano de ação para se alcançar as metas traçadas.
Por fim, os gráficos de monitoramento permitem um acompanhamento em tempo real do trabalho. Para isso, basta preenchê-lo com os dados quantitativos que mostram o status da ação, como: não iniciada, atrasada, em andamento e concluída.
Como falamos anteriormente, essa planilha deve ser aplicada nos diversos setores da empresa. No entanto, considere sempre as perspectivas financeiras, a clientela, as etapas internas e a curva de aprendizado.
Cada um desses aspectos serve para aprimorar a ferramenta e, consequentemente, o trabalho realizado pela organização.
Quais as vantagens de usar uma planilha de planejamento na gestão da empresa?
Todo gestor organizado e com visão estratégica entende os benefícios de utilizar uma planilha de planejamento em sua empresa.
Além da praticidade de ter os dados referentes aos processos de trabalho compilados, ele pode identificar em tempo real os principais problemas organizacionais e como resolvê-los.
A seguir, apresentamos outras vantagens de usar uma planilha de planejamento na gestão empresarial.
Planilha de planejamento: maior controle dos processos
Umas das principais vantagens de elaborar uma planilha de planejamento é o controle eficaz dos processos, visto que eles são descritos no documento. Desse modo, é possível acompanhar os procedimentos e identificar os pontos fortes e fracos da empresa.
No entanto, controle não significa que o gestor deve sufocar seus funcionários, implementando metas impossíveis, pois isso acaba tendo efeito oposto.
A pessoa responsável pela administração deve ter a compreensão da planilha como algo que vai melhorar o trabalho como um todo, incluindo dos seus trabalhadores.
Visualização de oportunidades e gargalos
Outra grande vantagem é que a planilha de planejamento permite uma melhor visualização de oportunidades empresariais, visto que confere uma visão panorâmica de todos os processos.
Assim, o gestor pode fazer um levantamento dos gargalos do mercado ou das oportunidades em relação ao setor, adaptando as metas ou redefinindo processos.
Por exemplo, se a planilha de um setor de gestão de pessoas indica eficiência dos funcionários, mas uma grande desmotivação com os benefícios, o gestor pode implementar um sistema de premiação como um bônus.
Tomada de decisão mais rápida e eficiente
Por fim, a tomada de decisão se torna mais ágil e eficiente porque o gestor acompanha e monitora todas as atividades em tempo real. Com isso, o gestor amplifica sua visão em relação ao trabalho, pois o hábito de revisar os processos ainda é muito falho em diversas empresas.
Assim, o profissional se torna mais capacitado e capaz de realizar suas funções de forma plena, além de criar mecanismos mais eficientes para solucionar problemas.
Como otimizar o uso das planilhas de planejamento em sua empresa?
Para otimizar o uso dessas planilhas, é importante apostar em soluções que visam a captação dos dados de forma automática.
Como dito anteriormente, muitas empresas utilizam softwares mais simples, entretanto uma empresa de porte grande precisa de programas mais robustos e automatizados.
Para não perder tempo preenchendo planilhas manualmente, é importante que o gestor se atualize no que há de moderno na sua área. Além disso, é muito importante incorporar elementos que facilitem a alimentação dos dados.
O Cartão Vólus Elo Flexível, por exemplo, reúne diversos benefícios corporativos em um único cartão. Isso simplifica a vida do gestor, que acessa os dados de forma prática e simples.
A Vólus está pronta para ser sua parceira!
Após a elaboração de sua planilha de planejamento, você precisa confiar que os processos de trabalho funcionem. Para te ajudar na área de benefícios corporativos, você precisa contar com a Vólus.
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