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Reembolso de despesas: veja como controlar e simplificar esse processo

O som de “reembolso de despesas” faz sua pele se arrepiar e sua mente voltar para pilhas e mais pilhas de recibos de papel não categorizados? Você não está sozinho nessa.

Mais gestores do que você pode imaginar enfrentaram o pesadelo de lidar com reembolsos. No entanto, as coisas não precisam ser assim.

Implementando algumas mudanças, estabelecendo algumas regras, ou ainda, contando com uma empresa de gestão de benefícios, o reembolso de despesas pode deixar de ser o seu pior pesadelo para se tornar apenas mais uma tarefa. 

Por isso, continue a leitura e entenda conceitos básicos, como funciona o processo e o que pode ajudar no reembolso de despesas da sua empresa.

O que é reembolso de despesas?

O reembolso de despesas é o processo pelo qual a empresa deve pagar de volta o que o colaborador gastou, do seu próprio bolso, em despesas relacionadas aos negócios.

Porém, definir despesas relacionadas aos negócios é complicado. Afinal, cada empresa tem seus próprios critérios para definir o que está (e o que não está) relacionado ao trabalho.

A maioria das despesas relacionadas a transporte, como gasto com combustível, hospedagem e refeições, por exemplo, são consideradas relacionadas aos negócios e podem ser reembolsadas.

Outras despesas, como a compra de material relacionado ao trabalho, levar clientes em potencial (ou funcionários) para almoçar ou jantar, material educacional ou cursos, podem ser consideradas reembolsáveis, dependendo das políticas de cada empresa.

Falando em políticas de reembolso de despesas, a maioria das empresas possui um conjunto definido de políticas nas quais definem o que pode ser reembolsado e as situações em que o reembolso de despesas é permitido. 

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Veja quais são as despesas mais comuns em um processo de reembolso

despesas mais comuns nas empresas

Aqui estão os exemplos de despesas comuns em empresas e necessárias que exigiram reembolso por parte do empregador. Sendo que os mais vistos são suprimentos relacionados ao trabalho, viagens e refeições.

Suprimentos de negócios

Os suprimentos que um funcionário adquire para fins comerciais podem ser reembolsados ​​ao custo, desde que sejam reembolsados ​​de acordo com um plano contábil.

Despesas de viagem

O custo de viagens relacionadas ao trabalho, ou deslocamento, incluindo transporte, gasto de combustível, hospedagem, refeições e entretenimento são, geralmente, despesas reembolsáveis.

Muitos empregadores reembolsam um funcionário que usa seu veículo pessoal para negócios a uma taxa de km padrão. Nesse caso é possível utilizar um cartão combustível, por exemplo.  

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Refeições e entretenimento

Os custos de refeição e entretenimento incorridos são despesas reembolsáveis ​​somente se a refeição ou entretenimento tiver um propósito comercial claro.

Como fazer o reembolso de despesas?

como fazer reembolso de despesas

A maioria das empresas tenta estabelecer um sistema interno segundo o qual os funcionários devem relatar suas despesas e solicitar seu reembolso. 

Vamos falar agora do que é necessário para administrar da maneira mais fácil e eficiente o processo de reembolso de despesas.

Defina a política

A primeira etapa para ter um processo eficiente é criar regras claras sobre o que é elegível para ser reembolsado e o que não é. Ter uma política estabelecida dará à sua equipe total autonomia para aprovar ou negar uma solicitação.

E, claro, é importante ensinar aos funcionários o que é aceitável. A criação de um padrão diminuirá o número de exceções e dará à equipe financeira a capacidade de tratar as demandas com mais rapidez.

Padronizar as solicitações

O início de cada processo é a entrada de informações, como já explicamos aqui. E se a entrada não chega com todas as informações necessárias, o processo já começa ineficiente, causando retrabalho e custando tempo.

Centralize todas as solicitações

Com todas as informações em mãos, é preciso organizá-las. Imagine que sua equipe financeira receba 10 solicitações por dia. Em uma semana você já recebeu 50. Como lidar com todos os documentos, diferentes prazos e informações dos funcionários? 

Você precisará de um local para centralizá-lo e ter total visibilidade de cada solicitação.

Automatizar tarefas repetitivas

Quando o processo é mapeado e padronizado, algumas atividades tornam-se manuais e repetitivas, como designar uma demanda para uma pessoa ou avisar o gestor na chegada de uma solicitação urgente.

Uma empresa especializada em gestão de benefícios automatiza etapas manuais e economiza um tempo valioso para investir em atividades que precisam de um ser humano para serem realizadas.

Medir e controlar todas as despesas

Ter um processo de reembolso eficiente é medir a eficiência em todas as etapas. Saber o desempenho da equipe é um ponto chave para melhorar continuamente o seu processo.

Além disso, a medição também permite que a equipe financeira tenha total controle de onde sua empresa está gastando dinheiro.

Como os cartões de despesas corporativas podem ajudar no reembolso de despesas da sua empresa

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Para tornar o processo de reembolso de despesas mais eficiente e excluir a necessidade de pagar manualmente cada colaborador, os cartões de despesas corporativas da Vólus são a melhor solução para sua empresa. 

Com nossos cartões, os gastos com viagens corporativas ou até mesmo abastecimento de combustível podem ser facilmente administrados, já que a empresa pode optar em realizar créditos de acordo sua demanda, ou ainda alterá-lo a qualquer momento em nosso Portal de Serviços, conforme sua necessidade.

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