Você sabe o que é reembolso e em que situações ele deve ser feito aos colaboradores? Em muitas situações, é uma obrigação da empresa custear algumas despesas que o funcionário tenha.
No entanto, nem todos os gestores sabem quando devem arcar com esse reembolso. Outra dificuldade comum é não saber como realizar o pagamento dos valores reembolsados.
Existem várias formas de fazer um reembolso. Mas nem todos possuem a eficiência que uma empresa precisa.
Quer saber exatamente o que é reembolso e como funcionam os benefícios ao colaborador? Acompanhe!
O que é reembolso para despesas?
Antes de tudo, você precisa entender o que é reembolso para despesas. Em resumo, algumas despesas do colaborador torna a empresa responsável pelo pagamento.
Isto é, ao desempenhar sua função, é comum que o colaborador tenha que pagar alguns custos do seu próprio bolso. No entanto, esses mesmos custos devem contar com a restituição pela organização.
Assim, para quem tem dúvidas sobre o que é reembolso, podemos resumir como o ressarcimento de gastos gerados com as atividades de trabalho de um colaborador.
Além disso, esse pagamento é uma obrigação das empresas. Dessa maneira, caso não realizado, há o risco de implicações legais e trabalhistas.
Ou seja, é necessário que haja métodos de controle para que hajam os pagamentos do reembolso de despesas.
O reembolso de acordo com a lei
Mas não basta saber o que é reembolso, é necessário entender que essa é uma obrigação legal. Toda a questão envolvendo o ressarcimento de valores está na Reforma Trabalhista, de 2017.
Aliás, a mudança na lei flexibilizou a possibilidade de pagamento do reembolso. Assim, existem diferentes formas adotadas para quitar os custos que o colaborador apresenta.
Contudo, há sempre a necessidade de que esse pagamento, seja previamente combinado entre as duas partes. Além disso, o momento do pagamento também pode variar entre três situações:
- Antes da atividade: pagamento feito antes da viagem ou atividade que gere a necessidade de reembolso. Neste caso, é comum que uma verba fixa seja estabelecida a critério de ressarcimento;
- Durante a atividade: neste caso, o profissional separa os comprovantes e notas fiscais de gastos. Assim, ele encaminha tudo para a empresa realizar o pagamento;
- De forma mista: acontece com o pagamento prévio de uma parte dos custos, como hospedagem e viagem. No entanto, em caso de excedentes, há o ressarcimento de outros valores com a apresentação de comprovantes.
Além disso, é importante destacar que o reembolso não compõe a remuneração e salário do colaborador. Assim, ela é tida apenas como uma indenização, sem a incidência de impostos ou taxas.
O que é reembolso: entenda como funciona no cartão de benefícios
Como é possível notar, o reembolso e despesas do colaborador contam com um pagamento bem flexível. Isso faz com que haja a possibilidade de ressarcir o colaborador de várias formas. E uma delas é o cartão de benefícios.
Por meio dele, a empresa tem muito mais flexibilidade e facilidade para realizar o pagamento de reembolso com benefícios.
Na prática, o cartão de benefícios tira toda a burocracia de cada pagamento. Todo o saldo que precisa ser pago ao profissional é enviado por meio de uma plataforma que realiza a integração de dados para facilitar o processo.
Com isso, tanto reembolso de viagens e hospedagens quanto outros pagamentos podem ser efetuados através do cartão. Mas quais despesas são reembolsáveis na prática?
Quais são os tipos de despesas reembolsáveis?
Apesar de muitos associarem o que é reembolso do colaborador com o pagamento de viagens e hospedagens, esse conceito é bem mais amplo.
Isto é, desde a Reforma Trabalhista, houve uma flexibilização para o ressarcimento de custos que não são considerados salários. Confira a seguir alguns exemplos.
Home Office
Com o crescimento do home office, ou trabalho remoto em português, muitas empresas também incluíram os custos com equipamentos e manutenções na lista de gastos reembolsáveis.
Considera-se trabalho à distância toda a prestação de serviços realizados fora das dependências da empresa. No entanto, é importante que essas atividades não constituam trabalho externo.
Viagem e prestação de serviços
Custos mais comuns de serem reembolsados, as atividades profissionais exercidas em outras cidades, estados ou países devem ser ressarcidas. Aliás, é o que indica a lei trabalhista:
“Art. 457 – Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber.”
Assim, todas as despesas da viagem, como passagem, hospedagem e alimentação, são tidas como reembolso e não fazem parte do salário.
Nesse sentido, elas não têm efeito como custos de FGTS ou horas extras, devido a falta de natureza salarial desses gastos.
Transferência de domicílio
Por fim, também são custos como reembolso a transferência de domicílio do profissional. O pagamento ocorre quando existe a necessidade de mudança do colaborador para o exercício das suas atividades.
Dessa maneira, a empresa deve arcar com um adicional pela transferência do profissional. Custos da mudança em si e da adaptação também são considerados para o ressarcimento. No que indica a lei, a mudança deve ter anuência do empregado:
“Art. 469 – Ao empregador é vedado transferir o empregado, sem a sua anuência, para localidade diversa da que resultar do contrato, não se considerando transferência a que não acarretar necessariamente a mudança do seu domicílio.”
Como o cartão de benefícios pode ajudar a evitar reembolsos?
Agora que você já sabe o que é reembolso de colaborador, resta saber como o cartão de benefícios pode contribuir para arcar com estes custos.
Em resumo, a empresa pode oferecer um cartão para cada demanda que o colaborador tenha em suas atividades. Assim, é possível evitar os custos de ressarcimento, acabando com todo o processo de reembolso.
Basta liberar os benefícios de uso do cartão para o profissional e fornecê-lo para custear as despesas. No entanto, vale sempre lembrar da necessidade em alinhar os pagamentos com o colaborador.
Saiba como a Vólus pode ajudar na sua gestão de benefícios
Agora você entende o que é reembolso para o colaborador e como a lei assegura seu pagamento em determinadas situações.
Você pode conferir mais sobre a possibilidade de usar o cartão de benefícios para reembolso aqui na Vólus.
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