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Gestão de viagens corporativas: como controlar as despesas?

Sua empresa investe na gestão de viagens corporativas? Muitos gestores demoram a pensar sobre o assunto, por isso perdem o controle das despesas com viagens a trabalho dos seus funcionários.

Se o seu negócio está enfrentando o mesmo problema, você já deve ter percebido que as viagens costumam gerar despesas consideráveis. Quando elas não são gerenciadas, as chances de enfrentar prejuízos financeiros são reais.

É por isso que o tema é tão importante e merece ser debatido em empresas de todos os portes e segmentos. Esse é um passo essencial para organizar as finanças e garantir uma boa performance da sua empresa.

Se você quer saber como realizar uma gestão de viagens corporativas eficiente, esse texto é pra você. Confira!

O que é gestão de viagens corporativas?

Gestão de viagens corporativas nada mais é que a administração das viagens a trabalho e o controle dos gastos que eles podem gerar. Esse gerenciamento inclui controlar, rastrear e relatar as despesas dos funcionários.

funcionários em aeroporto esperando para começar viagem corporativa

Seja de pequeno, médio ou grande porte, é importante implementar uma política assertiva de gestão de viagens para controlar a economia do seu negócio.

E como isso pode ser feito? Há vários métodos, com destaque para o uso do cartão de viagem, capaz de controlar de maneira prática as despesas relacionadas às viagens da equipe.

Utilizar esse tipo de cartão facilita a vida dos colaboradores e da própria empresa. Isso porque, o acompanhamento é feito por meio de uma plataforma online, dando mais transparência e agilidade ao processo.

Qual a importância da gestão de viagens corporativas?

Toda empresa que possui essa demanda precisa investir na gestão de viagens corporativas. Essa é a maneira mais inteligente de entender e identificar em que o seu dinheiro é utilizado quando os funcionários viajam.

Em outras palavras, é assim que o RH e o setor financeiro gerenciam a verba e as diárias. Além disso, podem visualizar maneiras de estimular a economia e o uso consciente dos recursos enquanto o funcionário se desloca em nome da empresa.

Dessa forma é possível supervisionar todos os processos de planejamento de uma viagem, como o pagamento de hotéis, passagens aéreas, transporte e alimentação, por exemplo. Lembrando que tudo isso é mais simples com a ajuda do cartão viagem — falaremos sobre isso ainda neste post.

Assim, de forma resumida, podemos dizer que a gestão de viagens corporativas favorece a empresa de diferentes maneiras, gerando mais:

  • eficiência;
  • satisfação dos colaboradores; 
  • organização.

Leia mais: Viagens corporativas: veja como gerenciar as despesas

Como planejar viagens corporativas

Agora que você entendeu como é importante se dedicar à gestão das viagens corporativas, é hora de aprender como planejar esses deslocamentos. Afinal, o planejamento é o primeiro passo para o sucesso. 

Assim sendo, uma de suas primeiras providências é entender as leis trabalhistas sobre o assunto, a fim de evitar problemas judiciais no futuro. Em seguida, comece a pensar na administração dos gastos em si.

Funcionária na sala de espera de aeroporto aguardando o embarque para viajar pela empresa.

A ideia é montar um orçamento e explicar ao funcionário todos os detalhes. Ele deve entender com o que pode gastar e ter consciência de que o recurso deve ser bem utilizado. 

Lembre-se: a comunicação é fundamental para evitar dúvidas e equívocos. Por isso, crie uma política de viagem e aplique. Listamos algumas dicas importantes que não podem faltar no seu manual de controle de despesas:

  • Considere a locomoção do seu funcionário na cidade de destino e traslado. Existem boas opções e com preços variados. Basta se organizar;
  • Pesquise sempre os melhores valores das passagens e compare os preços, considerando rotas, escalas e horários;
  • A hospedagem é muito importante. Por isso, pesquise valores e firme parcerias com alguns hotéis, já que planos corporativos têm descontos;
  • Alimentação, seguro viagem e participação em eventos/palestras são tópicos que também exigem planejamento. 
  • Planeje com antecedência para evitar problemas e saber como lidar com imprevistos. 

Como fazer o gerenciamento das despesas com viagens corporativas? 

Chegamos até aqui sabendo o que é a gestão de viagens corporativas e, ainda, como planejar os deslocamentos de seus funcionários. Agora, é o momento de aprender a gerenciar esses gastos.

É importante lembrar que fazer uma gestão de viagens corporativas eficiente facilita a organização de um evento da empresa. Além disso, abre oportunidades e estimula o crescimento, uma vez que o dinheiro é usado da forma correta. 

Por isso, é essencial certificar que todo esse processo seja feito da maneira adequada, conforme a empresa necessita. Ou seja, não pode prejudicar a produtividade do negócio e do funcionário.

Nesse sentido, a melhor estratégia é contar com a ajuda de uma empresa especializada em gestão de despesas corporativas. A Vólus entende bem do assunto e oferece um cartão viagem que revoluciona a maneira com que isso é feito.

Depois dele, sua gestão de viagens a trabalho jamais será a mesma. Veja como funciona: 

  • Todas as despesas são unificadas e ficam disponíveis na plataforma;
  • A empresa nunca mais precisa se preocupar em fazer pagamento antecipado ou reembolso de despesas
  • O funcionário não precisa mais gastar seu dinheiro durante a viagem e aguardar o ressarcimento; 
  • Utilizar um cartão de viagem para fazer a gestão de viagens corporativas diminui burocracias, além de eventuais problemas durante o processo de prestação de contas.

Portanto, não tem erro! Contar com um cartão viagem é bom para a empresa e também para o colaborador. E contratar uma empresa de gestão de benefícios, como a Vólus, que trabalha com o Cartão Elo Viagem, é muito mais simples e rápido!

Leia mais: Vólus: conheça a melhor empresa em gestão de benefícios

Faça a gestão de viagens corporativas com a Vólus

Com o Cartão Viagem Vólus, você simplifica a gestão das despesas e facilita o trâmite da empresa com o funcionário. Isso porque, sua equipe terá em mãos um cartão pré-pago, com a função crédito, e totalmente seguro.

Além de ser aceito em quase todos os estabelecimentos, como hotéis, postos de combustíveis e restaurantes, ele facilita o trabalho dos gestores. A gestão é simplificada e a recarga muito simples, podendo ser feita a qualquer momento, pelo nosso Portal de Serviços. O cartão também conta com a opção de saque no Banco24Horas

Portanto, se o seu objetivo é modernizar a gestão de viagens corporativas do seu negócio, contrate agora mesmo nosso Cartão Elo Viagem da Vólus. Basta preencher o formulário, que entraremos em contato com você para mais informações! 

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