Supervisionar uma frota de veículos requer muito controle e monitoramento. Qualquer pessoa que esteja envolvida na logística já gastou incontáveis horas revisando cronogramas, registros de manutenção de veículos e requisitos de treinamento de motoristas. Além de uma série de problemas e atrasos que têm a tendência de aparecer nos piores momentos.
Para completar, uma preocupação a mais nesses últimos meses é o aumento no preço do combustível, que chega a R$7,00 em algumas cidades. Tudo isso pode acabar gerando um descontrole em relação ao abastecimento dos veículos da empresa — e, consequentemente, dos custos da empresa.
Então, se você está enfrentando problemas ou tem dúvidas sobre a estratégia do abastecimento da sua frota, você não está sozinho. Um bom profissional, porém, está sempre em busca de aprimoramento de seus métodos.
Neste artigo, daremos dicas para realizar uma gestão de abastecimento de frotas eficiente e vencer os desafios que ela propõe.
O que é a gestão de abastecimento de frota?
A gestão de abastecimento de frota é um processo que permite à empresa reduzir ou minimizar os riscos associados ao abastecimento dos veículos. Para que se tenha uma ideia, em 2021, um estudo identificou que o combustível foi responsável por 22% do total de gastos das empresas brasileiras, em média.
Isso significa que as empresas podem:
- aumentar a produtividade;
- organizar e coordenar veículos de trabalho;
- usar o combustível de forma mais eficiente.
Sendo assim, esse gerenciamento é usado especialmente por transportadores e na indústria de serviços, pois permite o rastreamento em tempo real e confirma a segurança. Ou seja, fazer a gestão de consumo de combustível eficiente significa realizar, de maneira correta, o registro de todos os dados de abastecimentos efetuados pelos motoristas da frota.
Dessa forma, é possível disponibilizar informações com objetivo de gerar indicadores. Assim, a empresa tem mais transparência na sua gestão.
Como dissemos logo no início, fazer o registro correto e o tratamento de todas as informações é um desafio para o gestor de frotas. Dependendo do caso, o volume de transações de abastecimento dos veículos da empresa pode ser bem alto.
Diante disso, é fundamental a implementação de tecnologias e sistemas que facilitam, automatizam e centralizam essas informações. Assim, você evita erros, retrabalhos e gasto excessivo de tempo.
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Gestão de abastecimento de frota: entenda os benefícios
O benefício em realizar a gestão de abastecimento de frota é que a empresa pode acompanhar o andamento de seus veículos simultaneamente e em tempo real, identificando as melhores rotas, diminuindo despesas desnecessárias. Além disso, também é possível evitar acidentes em trajetos ruins e roubo de cargas.
Dessa forma, há redução dos gastos, consumo de gasolina e rotas detalhadas, aumento dos lucros e produtividade, prevenção de acidentes, planejamento otimizado e mais organizado, traçando deficiências no serviço prestado podendo melhorar assim, o seu desempenho.
Resumindo, o controle no abastecimento de frotas traz benefícios, como:
- redução de custo;
- mais eficiência;
- melhores decisões .
Ter uma estratégia que consiga realizar todo esse monitoramento é muito importante e ela pode ser feita de várias formas.
Entre as alternativas mais eficientes e econômicas, destacamos a utilização de um sistema especializado na gestão de frotas que disponibilize, por exemplo, um cartão de abastecimento e uma plataforma onde possa monitorar a sua frota.
Para facilitar, vamos dar algumas dicas a seguir.
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Dicas para fazer uma gestão de abastecimento de frota eficiente
Uma gestão de abastecimento eficiente vai muito além de controlar os veículos que estão sendo abastecidos e o valor do combustível. Manutenção da frota, rotas e até mesmo questões pessoais dos motoristas interferem nesse processo.
Além disso, é preciso se programar para imprevistos, já que veículos podem estragar e atrasar toda a sua logística.
Com isso em mente, vamos compartilhar dicas para realizar a gestão de abastecimento de frota de maneira eficiente e manter um bom controle de combustível. Veja:
Realize a manutenção periódica da frota
Essa é uma dica muito importante para a gestão de abastecimento de frota, já que garante um controle correto do combustível. Analisar a calibragem dos pneus, por exemplo, pode afetar diretamente o consumo dos veículos.
Por isso, toda atenção a revisão preventiva do veículo é necessária, partindo de atitudes, como: inspeção de partes mecânicas, hidráulicas e outros componentes que podem atrapalhar o desempenho da frota.
Faça o controle da quilometragem e planeje as rotas
Fazendo o controle de quilometragem é possível identificar os gastos com combustível destinados a um determinado percurso. Ter os números exatos elimina despesas extras, como abastecer mais do que necessário.
Da mesma forma, planejar um percurso adequado para a frota permite que seja avaliado trajetos seguros e de curta distância, reduzindo ainda mais o gasto com combustível e melhorando o seu serviço logístico.
Porém, para isso, é preciso que você tenha dados e informações, como:
- Quanto tempo leva, em média, um determinado trajeto?
- Onde é o lugar mais eficaz onde poderíamos cortar custos?
Com essas perguntas em mente, você pode encontrar rotas eficazes para percorrer. Utilizando uma ferramenta de gerenciamento de dados, isole o que é mais importante e finalmente responda a essas perguntas.
Você fica com um método e pode rastrear os problemas até sua origem, seguindo a trilha de dados.
Identificar áreas críticas de melhoria
Na gestão de frotas, os problemas são apenas parte da experiência cotidiana. É tudo sobre como você os encara. Inclua a gestão da sua frota como parte de uma estratégia abrangente de melhoria geral da sua empresa.
Outro elemento a considerar é que em seu movimento para encontrar uma solução, você deve sempre tentar incluir as pessoas envolvidas no processo. Muitas vezes, aqueles que estão mais intimamente associados à função da frota, ou seja, os motoristas, conhecem os principais pontos onde a eficiência pode ser melhorada. Use esse conhecimento a seu favor.
Investir em treinamento de motoristas
O treinamento e a qualificação são elementos chaves que renderão dividendos para o futuro da sua frota. O treinamento eficaz para os motoristas de sua frota ajuda muito a sua equipe a ter um bom desempenho a longo prazo e a tomar decisões acertadas sob pressão.
Além disso, não se trata apenas de uma direção segura. Eduque seus funcionários sobre a postura correta de dirigir e outros hábitos saudáveis que os mantenha seguros. Você também pode trabalhar o feedback direto da experiência do motorista em sua estratégia de frota.
Isso pode ser feito incorporando sistemas mais ergonômicos em seus veículos, o que significa menos dores e sofrimentos para seus funcionários que trabalham duro.
Automatize e digitalize a sua gestão de frotas
Para maior eficiência e redução de custos é importante ter todas as movimentações registradas em um único lugar. Já está mais do que comprovado que controles manuais não são somente demorados e burocráticos, mas também suscetíveis a erros.
Plataformas, aplicativos e ferramentas que permitem fazer esse controle são ideais para facilitar a sua gestão. Na, Vólus, por exemplo, você conta com o produto Gestão de Frotas. Nele você acompanha todas as despesas com abastecimentos e manutenções dos veículos e maquinários da sua empresa.
Dessa forma, é possível realizar o controle dos custos de uma maneira mais prática e com muito mais eficiência.
Além de acompanhar e monitorar os gastos de veículos específicos a fim de saber, por exemplo, qual está consumindo mais combustível se comparado aos outros carros, ele também permite otimizar a gestão completa da frota.
Vólus: a solução ideal em gestão de abastecimento de frota
Como vimos, a gestão de abastecimento de frota é essencial para administrar adequadamente esse recurso. No dia a dia, esse controle permite, entre outras coisas, a redução de custos, diminuindo, assim, as despesas da sua empresa, ainda mais em épocas de preços elevados do combustível, como a que estamos presenciando.
E a Vólus conta com a solução perfeita para realizar esse gerenciamento com praticidade e eficiência: a gestão de frotas. Essa é uma ferramenta que garante uma melhor gestão nos gastos com abastecimentos.
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