Em meio à pandemia do coronavírus, milhões de funcionários deixaram seus locais de trabalho para trabalhar em casa.
A grande mudança fez com que muitas empresas avaliassem o que poderia ser feito para tornar essa transição mais suave para seus colaboradores.
E a solução encontrada por muitas organizações foi a ajuda de custo home office, que consiste basicamente em as empresas pagarem pelas despesas que teriam com o contratado no local de trabalho, para que ele exerça a mesma função em casa.
Então, continue a leitura deste artigo e entenda como funciona a ajuda de custo home office, o que está previsto em lei e como calculá-la.
Quem trabalha home office tem direito a ajuda de custo?
À medida que o trabalho remoto decola, a questão dos reembolsos do escritório doméstico podem gerar dúvidas. Para melhorar a experiência do funcionário e aumentar a sua produtividade, você deve saber como funciona a ajuda de custo home office e quem tem direito a ela.
Mesmo o assunto estando em alta desde o início da pandemia, o home office está previsto na CLT desde 2017 como teletrabalho, de acordo com a Lei nº 13.467, da reforma trabalhista.
O termo não é o mesmo, mas as definições previstas sim, já que, com base no o art. 2º da CLT, o empregador é obrigado a pagar pelas despesas da empresa. Sendo assim, trabalhando remotamente, o funcionário deve ser reembolsado pelos custos que gera.
Embora esteja previsto em lei, é importante tanto para o funcionário, quanto para o empregador, que haja um acordo definindo um preço justo.
Ambas as partes devem chegar a um consenso e ele deve ser registrado com objetivo de trazer mais segurança para negociação.
Para auxiliar os gestores, há um cálculo de ajuda de custo home office, como veremos a seguir.
Qual o valor de ajuda de custo para home office?
Agora precisamos entender como calcular o valor de ajuda de custo para esse formato de trabalho.
Sabemos que, de acordo com a lei, é necessário que o empregador arque com os gastos para o funcionamento da empresa, mesmo pelo teletrabalho, e que é por meio de um contrato de trabalho, que ficará definido como será feito esse reembolso.
Deverá fazer parte deste contrato todas as diretrizes e como será paga as principais despesas que são usadas para fazer o cálculo de ajuda de custo home office. São elas: energia elétrica, telefone e internet.
É importante salientar que a empresa não é responsável pelo pagamento do total desses gastos. Por isso é essencial fazer esse cálculo corretamente, para não deixar de pagar o colaborador da forma certa e, ao mesmo tempo, não gerar grande impacto na gestão financeira da empresa.
Dessa forma, iremos explicar como fazer o cálculo de cada uma destas três despesas. Acompanhe!
Energia elétrica
Para calcular o consumo de energia de cada equipamento utilizado pelo colaborador, você deve seguir os seguintes passos:
- identificar a potência dos aparelhos utilizados – normalmente em watts (W);
- dividir o valor dos watts por 1000 para chegar ao valor em quilowatts (kW);
- multiplicar o valor encontrado em kW pelas horas em que o aparelho fica ligado e depois pelos dias do mês;
- multiplicar o valor encontrado, pelo kWh cobrado pela empresa de energia.
Telefone
Para calcular a ajuda de custo com telefone o colaborador precisa simplesmente apresentar o demonstrativo da sua conta de telefone, apontando as ligações que foram realizadas para o trabalho, além do valor cobrado para cada uma.
Internet
O cálculo de ajuda de custo com internet pode ser realizado tendo como base o consumo médio de dados das tarefas.
Fazendo essa soma, você consegue saber o quanto da internet móvel do colaborador está sendo utilizada para desenvolver o trabalho da empresa. Veja alguns exemplos:
- enviar um e-mail de texto: 5 KB;
- acessar um site: 300KB;
- enviar um e-mail com anexo: 350 KB;
Já em relação à internet fixa, o cálculo para ajuda de custo será feito a partir do valor da contratação mensal da rede, dividido em horas trabalhadas. O valor do período total de trabalho do colaborador será de responsabilidade da empresa.
Com o resultados destes cálculos, a empresa consegue reembolsar, da maneira correta, o funcionário, de acordo com os gastos que ele teve para continuar trabalhando, mesmo remotamente.
Há maneiras diferentes da empresa realizar esse reembolso ao funcionário. Por isso, veremos logo abaixo, como é paga a ajuda de custo home office.
Como é paga a ajuda de custo home office?
Durante este artigo, vimos que a pandemia trouxe questões para funcionários remotos e empresas sobre quais despesas os empregadores devem cobrir para que o colaborador que está em casa exercendo as atividades que faria na sede da empresa.
Além de ser necessário realizar alguns cálculos dos custos gerados, é importante que a equipe de RH saiba como será paga essa ajuda de custo home office. E isso pode ser feito por meio de cartões de benefícios, por exemplo.
E, nesse caso, o ideal é contar com boas empresas para elaborar um plano de benefícios eficaz e a Vólus possui as melhores soluções para facilitar o dia a dia do seu negócio.
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